Онлайн-касса: как работает, вопросы выбора

Алгоритм работы онлайн-кассы

Онлайн-касса – это кассовый аппарат, который сразу после выдачи чека передает информацию о совершенной сделке ОФД – оператору фискальных данных, а он раз сутки высылает данные в ФНС.
ОФД – это организация, созданная обработки, хранения и передачи в налоговый орган информации о совершаемых сделках.

Алгоритм работы:

Кассир получает от покупателя деньги и вносит данные в систему;
Касса печатает чек;
В момент выдачи чека, система фиксирует совершенную сделку и передает данные ОФД;
ОФД подтверждает, что чек получен и передает информацию в налоговый орган;
Покупателю присылается электронный вариант чека.

Дополнительно новые онлайн-кассы печатают на чеке кьюар-код – QR. При считывании кода специальным приложением на смартфоне, клиент может в любое время получить полноценный электронный чек.

Нормативные разъяснения по применению онлайн-касс с 2017 года

Закон № 54-ФЗ является центральным нормативным звеном в процедуре перехода на применение онлайн-касс. Для того чтобы эта система заработала в полную силу, к указанному закону разрабатываются дополнительные подзаконные акты и разъяснения. К примеру, для корректного исполнения требований ст. 2 закона № 54-ФЗ разработаны следующие подзаконные акты:

Нормативный акт	Какой пункт и статью закона № 54-ФЗ поясняет
Приказ Минкомсвязи России от 05.12.2016 № 616	Установлен критерий численности населения, по которому региональные власти ориентируются при составлении списка отдаленных от сетей связи населенных пунктов	п. 8 ст. 2
Постановление Правительства РФ от 15.03.2017 № 296	Расшифрованы правила выдачи и учета документов взамен кассовых чеков (без применения ККТ при расчетах в отдаленных и труднодоступных местностях)	п. 3 ст. 2
Перечни населенных пунктов, расположенных на отдаленных и труднодоступных территориях, утвержденные региональными властями	Перечислены населенные пункты, в которых в связи с удаленностью от линий связи возможно применение касс в автономном режиме или можно работать без ККТ (если территория попадает в разряд труднодоступной)	п. 3 и 8 ст. 2

Отдельные вопросы особенностей применения закона № 54-ФЗ и нюансов работы с кассами нового поколения разъясняют налоговики (см. письма ФНС России от 27.01.2017 № ЕД-4-20/1435, от 11.11.2016 № АС-4-20/21345@ и др.) и чиновники Минфина (письмо от 24.01.2017 № 03-01-15/3102, от 07.02.2017 № 03-01-15/6586 и др.).

Особенности применения онлайн-касс для отдельных видов деятельности

Всё дело в том, что последние значимые реформы кассовой дисциплины в сфере интернет-торговли проводились еще в 2003 году, когда она только зарождалась. А потому просто невозможно было создать достаточную правовую базу. Что ж, теперь она есть, и владельцам онлайн-магазинов придется жить по новым правилам.

Есть особенности в применении онлайн-касс и для торговцев алкоголем, причем здесь вступают в противоречие два закона — вышеупомянутый 54-ФЗ и закон «О госрегулировании производства и оборота этилового спирта…» от 22.11.1995 № 171-ФЗ.

О том, что думают по этому поводу эксперты, читайте в статье «Применение онлайн-кассы для продажи пива».

С многочисленными вопросами сталкиваются и представители других видов бизнеса. Для них у нас тоже есть специальные материалы, подготовленные опытными экспертами с учетом анализа действующего законодательства и разъяснений контролирующих органов:

«Онлайн-кассы для АЗС — разъяснения»;
«Нужны ли онлайн-кассы при эквайринге?».

Для предпринимателей и компаний на спецрежимах также существуют нюансы. Кому-то из них приходится работать с онлайн-кассами уже сейчас, кому-то повезло больше — для них срок обязательного применения еще не наступил.

Если ваша фирма относится к малому бизнесу, не обойдите стороной эти статьи:

«Нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН?»;
«Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».

Почему нужно выбрать кассу вдумчиво

Если по большому счету любая онлайн-касса будет выполнять требующиеся функции, так ли важен выбор? Почему следует задуматься о необходимом типе кассы и «правильном» поставщике? Есть несколько «подводных камней», которые могут стать серьезными рисками для предпринимателя, который не озаботился подбором онлайн-кассы:

Пропущенные сроки. Ненадежный поставщик может осуществить поставку ККТ позже заявленного времени, а так как после указанного в законе срока без нее торговать нельзя, в работе могут возникнуть просрочки, простои, в конечном итоге – убытки.
Неправильная регистрация кассы. Если по неопытности вывести из строя фискальный накопитель, его придется заменять. Эта деталь по причине высокого спроса находится в дефиците, ее поставки придется ожидать, и снова время – деньги.
Касса не в наличии. Вы можете заключить договор на поставку кассы, а самой кассы ожидать неизвестное время, так как ее нет на складе. Для проверяющих же договор не имеет значения: нет кассы – получите штраф.
Не та модель. Если в ходе работы предпринимателю кажется не вполне удобным и достаточным функционал приобретенной кассы, вряд ли он будет заменять по этой причине дорогостоящую покупку, и придется мириться с неудобствами довольно продолжительное время.

Особенности покупки онлайн-кассы для интернет-магазина

Если вы решили купить для дистанционных продаж обычную «живую» кассу, то вам подойдет один из вышеперечисленных вариантов. А вот если выбор пал на виртуальный кассовый аппарат, подход будет принципиально иным. Да и цены будут отличаться. Касса в этом случае не является вашей собственностью, скорее речь пойдет об аренде. Значит, придется периодически оплачивать абонентскую плату.

Итак, как технически выглядит подключение облачной кассы. У различных операторов этой услуги процесс может отличаться, но общий алгоритм примерно одинаков. Он состоит из нескольких этапов.

2. Ввод учредительных данных об индивидуальном предпринимателе или юридическом лице. Обычно достаточно указать фамилию, имя и отчество или ИНН, после чего остальная информация автоматически подтянется из облачного хранилища — останется только найти себя в списке и утвердить данные. А вот банковские реквизиты нужно заносить в систему вручную. Если компаний несколько — поочередно вводите данные каждой из них.

4. После того, как счет будет оплачен, вам на почту и в личный кабинет придут данные, необходимые для постановки кассы на учет в налоговых органах. Вам останется зарегистрироваться на сайте ФНС и зарегистрировать там онлайн-кассу. Многие компании, предоставляющие облачную ККТ в аренду, регистрируют кассовый аппарат за вас. Налоговая служба присвоит кассе индивидуальный номер — РНМ.

5. Теперь можно активировать онлайн-кассу. Для этого надо ввести РНМ и фискализировать услугу.

6. Интеграция облачной кассы с сайтом, платежной системой и другими сервисами. Большинство сервисов легко коннектится с любыми сайтами и их дополнениями. К тому же, специалисты по настройке касс обычно помогают в вопросе интеграций и настроек.

Часто задаваемые вопросы по онлайн-кассам для магазинов

Какую онлайн-кассу использовать в обычном торговом учреждении?

Для магазина лучше всего подойдет смарт-терминалы с эквайрингом. Такое оборудование предусматривает наличие встроенного терминала для приема карт, основных приложений и принтера для чеков. С помощью гаджета удобно передвигаться по магазину либо вести торговлю на выезде.

Если у меня несколько торговых точек, почему я не могу установить на два магазина одну кассу?

Согласно действующему законодательству, контрольно-кассовое оборудование необходимо устанавливать в каждой торговой точке, где проходят денежные расчеты. Данное требование норм закона считается обязательным для исполнения.

Какие санкции ждут владельца при отсутствии кассы?

Возможные санкции указаны в статье 14.5 КоАП РФ. Все магазины обязаны иметь ККТ и использовать исправное оборудование при финансовых расчетах. Чаще всего бизнесменов ждут штрафы, однако в некоторых случаях допускается и приостановка деятельности.

Как работать с онлайн-кассой?

Оборудование поставляется на торговую точку с подробной инструкцией и напоминает по своему внешнему виду смартфон. Освоить такой гаджет очень просто, однако сотрудников магазина необходимо обучить. Компании, занимающиеся подключением и настройкой ККТ, проводят короткие курсы.

Чтобы получить удаленную оплату, обязательно использовать онлайн-кассу?

Любая покупка через сеть интернет обязательно подкрепляется электронным чеком. В таком случае бумажная версия документа не нужна. Данный механизм проще всего реализовать, взяв в аренду облачный кассовый аппарат.

Что означает ЭЦП?

Электронная цифровая подпись используется для подтверждения действий владельца магазина. Также она необходима во время регистрации ККТ.

Как можно подключиться к СБП?

Требуется установка современной онлайн-кассы и специальных приложений. Кассир магазина создает чек, формирующийся в форме QR-кода на экране устройства. Покупателю необходимо отсканировать код, после чего деньги за покупку будут списаны с его счета. Данный способ оплаты считается самым удобным, поскольку позволяет сэкономить средства на оплате транзакционной комиссии.

Как необходимо работать с маркировкой?

Некоторые товары предусматривают обязательную маркировку. Устаревшее кассовое оборудование не поддерживает технологию, поэтому подлежит замене. Несмотря на то что программное обеспечение усложнено, новые модели поддерживают корректную работу с маркировкой. Однако перед установкой желательно уточнить у поставщика услуг этот момент.

Нужна ли онлайн-касса предпринимателям?

Вопрос достаточно актуальный для нашего времени. Итак, давайте разбираться. Онлайн-касса нужна налоговой, предпринимателям и покупателям.

Касса передает информацию об операциях оператору фискальных данных (ОФД). Налоговая служба может в любой момент времени проверить эти данные и сравнить ее с отчетностью, которую показывает индивидуальный предприниматель. Так вышестоящий орган контролирует доходы и рассчитывает сумму налогов. Онлайн-ККТ помогают налоговой знать о деятельности ИП без проверок.

Такие кассы печатают чеки, в которых указаны сведения о компании, данные закупки, стоимость и количество товара и некоторые другие параметры.

Этот документ имеет юридическую силу.

Если покупатель захочет вернуть товар, а продавец откажется его принимать, с чеком можно идти в суд.

Кассы нового образца интегрируют с системами учета. По ним становится видно, какой товар быстрее разбирают, в какое время наплыв посетителей и сколько клиентов было за день.

В любом случае, перед приобретением онлайн-кассы необходимо проконсультироваться со специалистами, ведь везде существуют исключения из правил и другие нюансы.

Как выбрать онлайн-кассу

Чтобы понимать, на что следует обратить внимание при покупке, нужно изучить критерии выбора ККТ:

Вид бизнеса

Для ИП, владеющих небольшими торговыми точками, важно, чтобы оборудование было недорогим и не занимало много места. Им будет вполне достаточно бюджетной автономной модели, работающей от сети или аккумулятора

Для курьерских служб, разъездной торговли и такси, следует приобретать легкие и износостойкие мобильные кассы. Крупные ритейлеры, как правило, не экономят и пользуются POS-системами, поддерживающими различные управляющие программы и оснащенные терминалами для безналичных расчетов.
Производитель. Существует множество компаний, готовых предложить потребителю ККТ для любого вида бизнеса. Чтобы решить, товар какой фирмы лучше приобрести, стоит изучить рейтинг качественных устройств и ТОП лучших изготовителей, почитать советы простых покупателей и рекомендации экспертов. Лучшие производители, как правило, имеют высокий рейтинг и самые хорошие отзывы в интернете.
Необходимость автоматизации. Перед приобретением следует подумать, требуется ли бизнесу автоматизация? Если касса нужна только для выбивания чеков, то нецелесообразно покупать дорогостоящее оборудование и переплачивать за ненужные функции.
Клиентский поток. От количества покупателей зависит число чеков, которые кассовый аппарат будет ежедневно выбивать. Полезная функция – регулируемая ширина чека. Она пригодится в тех случаях, если он будет содержать много информации.
Программа. Онлайн-касса должна быть совместима с программным обеспечением всех остальных устройств: весов, терминала эквайринга, сканера штрих-кодов. Для продажи алкоголя обязательна интеграция ККТ с ЕГАИС.

ТОП-3: рейтинг онлайн-касс для интернет-магазина

1. «ЕКАМ. Онлайн»

Эта компания — один из лидеров на рынке. Предлагает кассы для приобретения (от 15900 рублей) и в аренду (от 550 рублей в месяц). Для интеграции с сайтом предусмотрены готовые модули для популярных CMS. Одну кассу (физический аппарат + онлайн-модуль) можно применять для сайта и пункта самовывоза.

Дополнительные возможности:

Помощь в оформлении ЭЦП (цифровой подписи).
Заключение договора в ОФД и регистрация кассы в ФНС.
Техподдержка клиентов 24/7.
Кассу можно интегрировать с собственной системой учета товаров. Все проданные через кассу товары списываются с остатков на складе автоматически.

2. «Яндекс.Касса»

Крупная компания не могла остаться в стороне и выпустила собственное решение. Доступна покупка (от 23 тысяч рублей) или аренда онлайн-кассы «под ключ» (от 29,7 тысяч рублей в год). Решение «под ключ» — это предоставление кассы с фискальным накопителем, договором ОФД и обслуживанием.

Особенности:

Интеграция со многими CRM, CMS.
Помощь с регистрацией ФНС.
Техподдержка 24/7.

3. «1С-Рарус»

Компания предоставляет исключительно облачные онлайн-кассы в аренду, от 1980 рублей в месяц. При этом отдельно нужно купить фискальный накопитель (от 5880 рублей). Для клиентов компании доступны бесплатные услуги ОФД. Кассу можно использовать для всех ситуаций, не требующих выдачи физического чека (продажи в интернете, курьерская доставка). Другие особенности:

Интеграция с популярными CMS.
Подключение кассы осуществляет арендодатель.
Помощь при регистрации в ФНС.
Техподдержка 24/7.

За работу без онлайн-кассы бизнесу грозит штраф. Чтобы не рисковать, лучше выбрать подходящее решение и продавать товары и услуги легально. Благо есть варианты для начинающего бизнеса и для компаний, крепко стоящих на ногах.

Крупные розничные сети

Большие магазины по типу сети «Икея» пропускают в день несколько сотен человек. Кроме требований быстрого ввода данных, кассы должны еще и оперативно печатать чеки, чтобы не задерживать поток клиентов

Естественно, важно, чтобы экран был большим, сканер штрих-кода – быстрым, платежный терминал – интегрированным с кассой. Если супермаркет продуктовый, хорошо бы озаботиться защитой клавиатуры от влажности и жира, которые могут на нее попасть

Имеет смысл заказать у производителя кассу, адаптированную под потребности конкретного магазина.

Это будет стоить от 80 000 до 250 000 руб.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Цена кассы не включает затраты на дополнительные услуги, без которых она не будет функционировать: подключение, заключение договора с ОФД, регистрацию, настройку, дальнейшее техническое обслуживание.

Преимущества и недостатки

По мнению некоторых покупателей, онлайн-кассы усложняют ведение бизнеса и не приносят никакой пользы. На самом деле, это совершенно не так: устройства не только позволяют предпринимателю работать в рамках закона, но и вывести дело на новый уровень. Конечно, как и любое оборудование, они имеют плюсы и минусы.

Плюсы:

Минусы:

дополнительные расходы в связи с необходимостью покупки нового оборудования или модернизации уже имеющегося (вопрос о том, сколько стоит онлайн-касса, остается существенным для многих компаний, особенно для малого бизнеса, однако ее приобретение является обязательным для законной деятельности);
трудности, связанные с подключением безопасного и скоростного интернета, а также выбором надежного оператора фискальных данных;
трата времени и денежных средств на обучение персонала;
вероятность технических неполадок и сбоев при работе ККМ, вследствие чего в фискальные органы может попасть некорректная информация.

Штрафы

онлайн-касса не соответствует требованиям закона, то есть, не внесена в реестр разрешенных к использованию аппаратов. Первая фиксация проступка наказывается предупреждением, начиная со второй – штрафом от 1 500 до 10 000 руб. в зависимости от правовой формы;
отсутствие ККТ в организациях, не вошедших в список исключений или отсрочек. Юридические лица штрафуются на сумму, равную 75-100% прибыли, полученной за период работы без онлайн-кассы. Должностные лица расстанутся с 25-50% от полученного организацией дохода. Установлен также минимальный порог штрафов для ЮЛ и должностных лиц – 30 000 и 10 000 руб. соответственно.

Назначение и принцип работы

Онлайн-касса необходима и маленькому магазину, и крупному ритейлеру. Она выполняет несколько важнейших функций:

передает сведения о кассовой операции в ФНС;
печатает бумажные чеки и направляет их электронные варианты покупателям (на e-mail или номер телефона);
хранит информацию о каждой покупке на фискальном накопителе.

Порядок работы онлайн-кассы довольно прост. Во время совершения операции устройство, постоянно подключенное к интернету, шифрует данные и передает их посреднику (оператору) фискальных данных. ОФД, в свою очередь, проверяет сведения и формирует фискальный признак – неповторимый номер кассового чека. Он передается в кассу, которая создает чек с этим номером и предоставляет его покупателю. В то же время, оператор фискальных данных отсылает информацию в ФСН. Все эти действия занимают несколько секунд. По данным, указанным в чеке, потребитель может отыскать его на сайте ОФД или ФНС и проверить данные.

Что требует ФЗ №54

Федеральный закон, согласно которому торговать без онлайн-касс уже нельзя, вступил в действие в 2017 году, в нем предусмотрены отсрочки по переходу на новые модели ККТ для некоторых категорий предпринимателей до 2018 года.

Наименование «онлайн-касса» не является официальным, так назвали новую ККТ потому, что она будет подключена к Интернету, благодаря чему:

информация о сделке (кассовый чек) будет моментально передана через оператора в налоговую службу;
покупатель сможет получить копию чека на свою электронную почту.

ВАЖНО! Даже в случаях перебоев с сетью интернет работа онлайн-кассы не останавливается: все данные пробитых в этот период чеков сохраняются в фискальном накопителе и при возобновлении работы сети передаются по назначению. Последняя редакция закона о ККТ требует, чтобы это устройство отвечало одновременно всем требованиям:

Последняя редакция закона о ККТ требует, чтобы это устройство отвечало одновременно всем требованиям:

записывает и сохраняет данные для налоговой;
у него есть фискальный накопитель;
формирует бланки строгой отчетности (кассовые чеки);
обеспечивает их поступление через оператора ОФД в налоговую;
при необходимости может их распечатать в бумажном виде.

Продавцам придется купить новую кассу или модернизировать старую (это не во всех случаях возможно и целесообразно).

Каждому бизнесу – свою кассу

В зависимости от особенностей вида предпринимательской деятельности и ее объема имеет смысл приобрести ту или иную модель онлайн-кассы, которая сделает работу удобнее, а учет – точнее. Рассмотрим нюансы выбора ККТ для разных сфер бизнеса.

Мелкорозничные компании

Если в день компания регистрирует всего 3-4 продажи, а касса им нужна исключительно для чеков, ККТ – это всего лишь следования букве закона, необходимая формальность. Такие предприниматели могут приобрести самый бюджетный вариант: автономную кассу, которую нельзя перемещать и которая не имеет встроенного модема (интернет кабельный или по Wi-Fi). По внешнему виду она похожа на большой калькулятор. С такой моделью удобно работать на открытом воздухе, поэтому она применима для рынков, палаток, открытых павильонов: нет сенсорного экрана, который мог бы разбиться, продавец может взаимодействовать с ней даже в перчатках.

Цены на такую кассу находятся в диапазоне 12 000 – 25 000 руб.

Небольшие магазины

В день в таких торговых точках совершают покупки от 5 до 50 клиентов, кассиры пробивают товар по штрих-коду. Очередей в таких магазинах обычно нет, поэтому скорость обслуживания не слишком принципиальна.

В этих случаях целесообразнее приобрести онлайн-кассу, оснащенную прибором по считыванию штрих-кодов. Удобнее, если в ней будет встроенный модем: при отсутствии в магазинчике Wi-Fi всегда можно использовать мобильный интернет от сим-карты телефона. Дополнительные функции таких касс: просмотр отчетов по продажам, анализ спроса на товары (какие продаются больше, какие меньше). Можно интегрировать такую ККТ с программами «1С» и «Мой склад».

Мобильная онлайн-касса со считывателем штрих-кодов и встроенным модемом стоит от 25 000 до 45 000 руб.

Кафе, предприятия быстрого питания

В таких торговых точках большой поток клиентуры, и каждый хочет, чтобы его обслужили побыстрее. Касса должна быстро выбить от 50 до 200 чеков в день. Таким предприятиям лучше выбрать технику, имеющую следующие полезные функции:

большой экран – на нем поместится больше информации, так что кассир сможет быстрее нажать на нужный вид товара и без задержки выбить чек;
совместимость с платежным терминалом – если касса несовместима, то расчет карточкой будет долгим и неприятным для ожидающих своей очереди клиентов (сумму и пин-код нужно вводить вручную);
учет остатков (кассир легко может увидеть, что пользующийся спросом товар заканчивается, и может быстро уведомить о необходимости пополнения);
возможность отложить чек (кассир не закрывает заказ, пока человек не ушел, ведь клиент может дозаказать что-то еще, и тогда расчет произойдет сразу одним документом).

Эти функции значительно упрощают и ускоряют работу кассира в подобных заведениях.

Цена вопроса от 25 000 до 55 000 руб.

Кассы, на которых можно одновременно работать в интернет-продажах и розничной торговле, стоят 30 000–40 000 руб.

Ряд критериев выбора кассового аппарата

1. ККТ должно входить в реестр онлайн – касс ФНС – главное требование. Они регулярно пополняются новыми моделями. Несколько российских производителей онлайн – касса: “Атом”, “Штрих – М”, “НЦТ – измеритель”, “Эватор”, “Искра” и др.

2. Технические параметры аппарата должна соответствовать специфике деятельности фирмы (объем оборота, число операций за одну смену и др.)

Чтобы выбрать онлайн – кассу, важно учесть используемый режим налогообложения и организационно – правовую форму (ИП, ООО, АО). Не все компании перейдут на новую технику с 1 июля 2017 г

– компании, занимающей продажей мороженного и безалкогольных напитков, сезонных овощей, ценных бумаг, а ремонтом обуви и приемом вторичного сырья. Покупку кассовой техники организации, работающих по патенту или условиям ЕНВД могут отложить до 1 июля 2018 года. Все направления бизнеса должны приобрести новые приборы до 1 июля 2021 года.

3. Основные показатели функционирования фирмы: число товаров в ассортименте, число чеков сделать за смену, выход в интернет.

Отмена проверок онлайн-касс

Начиная с марта 2022 года, сотрудники налоговой службы ослабили контроль за ведением бизнеса. В результате для владельцев магазинов появились следующие преимущества:

отменены любые плановые проверки, в том числе и связанные с работой контрольно-кассового оборудования;
инспекторы ведут информационную и разъяснительную работу, позволяющую не допустить нарушений;
контроль за деятельностью торговых точек ведется дистанционно, а после первого нарушения последует предупреждение, вместо наказания;
сотрудники ФНС предоставляют консультации предпринимателям по указанным вопросам;
налоговикам разрешено проводить профилактические визиты, от которых владельцы бизнеса вправе отказаться. Штрафы во время таких визитов не выписываются.

Данное нововведение имеет и отрицательные стороны:

Внеплановые проверки проводятся без предупреждения.
Инспекторы имеют право проводить контрольные закупки, используя средства фиксации нарушений.

Контроль налоговиков действительно ослабнет

При этом важно понимать, что большинство внеплановых проверок проводится после жалоб потребителей. Наличие развитых цифровых сервисов позволяет сотрудникам налоговой службы отслеживать большинство параметров

Поэтому важно соблюдать действующее законодательство – при таком условии можно будет безопасно использовать онлайн-кассу и не допустить дополнительных расходов.

Заключение

ЮKassa постоянно развивается, вводит новые способы оплаты и инструменты для электронной коммерции. Также она регулярно обновляет условия и функционал у уже имеющихся инструментов. Мы продолжим следить за развитием платежного сервиса и рассказывать о его новых функциях.

Автор #ВЗО. Молодой предприниматель, успел открыть несколько проектов разной степени успешности. Своим опытом и мнениями он делится с нашим сайтом. Он расскажет о том, что должен знать и делать начинающий бизнесмен, чтобы облегчить ведение своего дела и избежать возможных проблем.

shemiakin@vsezaimyonline.ru

Все об онлайн кассах